Ledenadministratie met api koppeling

Aanleiding

De ledenadministratie werd handmatig bijgehouden in Copernica. Wijzigingen moesten steeds handmatig worden overgezet naar de verschillende websites, wat leidde tot dubbel werk, fouten en een hoge administratieve last.

Oplossing

Een headless WordPress-omgeving die fungeert als centraal knooppunt voor alle ledengegevens. Externe websites worden via de REST API gekoppeld, waardoor gegevens zowel worden aangeleverd als opgehaald.

Doel van het project

Door deze geautomatiseerde workflow wordt het aantal handelingen en de werkdruk voor de administratie aanzienlijk verminderd. Hierdoor ontstaat er ruimte voor andere werkzaamheden en kunnen processen sneller verlopen.

Lees ook: “Waarom een API-koppeling je ledenadministratie transformeert“.

Wat is headless WordPress?

Headless WordPress is een opzet waarbij WordPress alleen als contentmanagementsysteem (CMS) wordt gebruikt, zonder de gebruikelijke front-end. Dit stelt ons in staat om via de REST API content op te halen en te leveren aan andere websites. Dit biedt meer flexibiliteit in het contentbeheer.

Naadloze overgang van Copernica naar WordPress

De ledenadministratie werd voorheen beheerd in Copernica. Wij hebben een slim importscript ontwikkeld dat alle gegevens – denk aan contactgegevens, lidmaatschapsstatussen en historie – veilig en volledig heeft overgezet naar de nieuwe headless WordPress-omgeving.

Geen handmatig overtypen, geen fouten, en geen verloren data. Binnen no-time was de nieuwe administratie klaar voor gebruik, met al je vertrouwde gegevens op een moderne, flexibele basis.

Hoe werkt dat dan?

De headless WordPress-omgeving wordt alleen intern gebruikt als beheeromgeving. Via de REST API kunnen formulieren op openbare websites gegevens toevoegen. Ook kunnen websites via de API gegevens importeren die nodig zijn voor de openbare websites.

Deze omgeving is ingericht met diverse custom post types voor de verschillende te beheren data. ACF (Advanced Custom Fields) zorgt voor de post types en de verschillende velden in de beheerinterface.

Website A

Bezoekers kunnen zich inschrijven via een Gravity Forms-formulier. Het formulier verstuurt via een webhook de ingevulde gegevens naar de REST API van de headless WordPress-administratie.

Website B

Haalt dagelijks (op werkdagen) via WP All Import de benodigde profielgegevens op uit de REST API. Deze gegevens worden gebruikt voor ledenfunctionaliteit, zoals het tonen van lidprofielinformatie en de data die gebruikt wordt in de postcodezoeker.

: dashboard headless WP

: lid gegevens

: lid gegevens

Het resultaat: de administratie voert niets meer handmatig over. Alle wijzigingen stromen automatisch door, en medewerkers houden tijd over voor zaken die er echt toe doen.

Welke plugins en technieken zijn er gebruikt?

Advanced Custom Fields
Voor het opzetten van de custom post types en de bijbehorende velden.
Code Snippets
Voor diverse aangepaste PHP-code, onder andere voor de webhooks en de admininterface.
Gravity Forms
Op externe website: Voor het verzamelen van formuliergegevens op de externe websites. Daarnaast wordt de API-koppeling gebruikt om lidinformatie te controleren, bijvoorbeeld voor toegang tot downloads voor leden en doorgeven van aangepaste profielgegevens.
Gravity Forms Webhooks
Op externe website: Stuurt de formuliergegevens door naar de REST API van de headless WordPress.
WP All Import
Eenmalig gebruikt voor import van Copernica data. Op externe website: haalt via de REST API gegevens om de profielgegevens te synchroniseren.